Sistem Informasi Manajemen

A.   Pendahuluan

Perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan, khususnya dalam nidang pendidikan merupakan kegiatan manajerialyang pada hakikatnya merupakan proses pengambilankeputusan. Semua kegiatan tersebut membutuhkan informasi.

Informasi yang dibutuhkan oleh para manajer,termasuk pengelolaan pendidikan, disediakan oleh suatu sistem informasi manajemen-SIM (Manajemen Information Sistem) yaitu “suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajer secara teratur”. Informasi ini dimanfaatkan sebagai dasaruntuk melakukan pemantauan dan penilaian hasil-hasil yang dicapai.

Menurut Shrode dan Voich (1994), informasi merupakan sumber dasar bagi organisasi dan esensial  agar operasionalisasi dan manajemen berfungsi secara efektif. Sedangkan Gordon Davis (1994), mengartikan sistem informasi manajemen senagai sebuah sistem manusia/mesin yang etrpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

Mcleod (1995) mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen (SIM) sebagai suatu sistem berbasisi computer yang menyediakan informasi bagi para pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal atau sub unit di bawahnya. Informasi menjelaskan suatu organisasi yang salah satu sistem utamanyamenjelaskan mengenai apa yang telah terjadi, apa yang sekarang terjadi, dan apa kemungkinannya di masa akan datang.

B.   Konsep Dasar

2. 1           Pengertian

Dalam kehidupan masyarakat luas kata “informasi” pada umumnya sudah tidak dipandang sebagai istilah yang asing. Dalam pembicaraan umum di msayarakat sering para pembicara memaksudkannya sebagai beritaatau keterangan yang ada kalanya diidentikkan dengan data. Data mempunyai kaitan erat dengan informasi dan bias pula terjadi suatu hal yang sama dikatakan data dan juga dikatakan informasi. Namun demikian pengertian keduanya sangatlah berbeda. Perbedaannya ditentukan oleh adanya proses dan kepentingan dan maksud dalam hal yang dikatakan informasi. Sedangkan data tidak terikat oleh kedua hal tersebut. Dengan demikian data merupakan bahan untuk menjadi informasi setelah diproses dengan prosedur, teknik dan cara sesai dengan kepentingannya. Atau dengan lain perkataan informasi adalah data yang telah diproses dalam sustu sistem untuk menjadikannya dapat member arti.

Dalam menyamakan pandangan mengenai SIM, akan dibahas 3 konsep SIstem Informasi Manajemen. Ketiga konsep tersebut adalah:

a)         Menurut Gordon. B. Davis (1974) yang dialih bahsakan oleh Aceng Muhtarammirfani dalam ”Sistem Informasi Pendidikan dan Ketatausahaan Sekolah” dari buku Administrasi Pendidikan (1992:128) bahwa: Sistem Informasi Manajemen merupakan sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungdi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

b)        Fungsi SIM merupakan penunjang operasi manajemen dan pembuatan keputusan. Mengandung makna bahwa SIM operasi manajemen akan memiliki kelebihan, yaitu nilai efisiensi dan efektivitas.

c)         Menurut Suhardiman Yuwono dalam  ensiklopedi Administrasi (1989:264) adalah keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan kepada pimpinan untuk tujuan pelaksanaan fungsi manajemen bagi pemimpin terutama dalam menentukan keputusan yang tepat.

d)        Pengertian ini terkandung makna bahwa SIM adalah suatu jaringan informasi dalam membantu pelaksanaan fungsi manajemen bagi pemimpin terutama dalam menentukan keputusan.

e)         Menurut The Liang Gie (1976) sebagai: keseluruhan jalinan hubungan dan jaringan lalulintas keterangan-keterangan dalam organisasi mulai dari sumber yang malahirkan bahan keterangan  malalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan sampai penyebaranya kepada para pejabat  yang berkepentingan dapat melaksanakan tugas-tugas dengan sebaik-baiknya dan untuk keperluan pembuatan keputusan yang tepat.

Tujuan SIM menurut The Liang Gie adalah proses pelaksanaan tugas oleh para pelaksana dengan baik dan para pemimpin dapat membuat keputusan dan melaksanakan tugas kepemimpinannya dengan cepat dan tepat.

Dengan mengacu pengertian-pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa konsep SIM memilki beberapa karakteristik:

1)        Dalam suatu organisasi terdapat suatu bagian khusus sebagai pengelola SIM

2)        SIM merupakan jaringan laulintas data dan informasi dari setiap bagian di dalam organisasi yang terpusat dibagian SIM

3)        SIM merupakan jalinan hubungan antar bagian  dalam organisasi mealui satu bagian SIM

4)    SIM merupakan segenap proses yang mencakup:

a)      Pengumpulan data

b)      Pengolahan data

c)      Penyimpanan data

d)      Pengambilan data

e)      Penyebaran informasi dengan cepat dan tepat

5)   SIM bertujuan agar para pelaksana dapat melaksanakan tugas dengan baik dan benar serta pemimpin dapat membuat keputusan drngan cepat dan tepat.

Dengan demikian SIM adalah jaringan prosedur pengelolaan data dari pengumpul data, pengolahan data, penyimpanan data, dan pengambilan data dan penyebaran informasi dengan menggunakan peralatan yang tepat untuk dasar pembuataan keputusan yang tepat dalam mencapai tujuan organisasi.

2.2            Komponen-Komponen Sistem Informasi Manajemen

Idochi Anwar mengemukakan ada tiga unsure yang membentuk SIM yaitu: management, information and sistem.

Sistem

Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. Sebuah sistem terdiri dari bagian–bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran, berarti sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat dikenal sebagai bagian yang saling melengkapi karena mempunyai sasaran dan tujuan yang sama.

Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Menurut UU No. 20 tahun 2003 adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara.

Dalam kenyataannya, sistem informasi sering dikaitkan dengan teknologi, dengan komputer khususnya. Sesungguhnya yang dimaksud sistem informasi tidak harus melibatkan komputer, sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut sistem informasi berbasis komputer (computer based information sistem atau CBIS), tetapi dalam prakteknya sistem informasi lebih sering dikait-kaitkan dengan komputer. Berikut beragam definisi sistem informasi :

a)         Turban, McLean, dan Wetherbe (1999) Sistem informasi adalah sebuah sistem informasi yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

b)        Bodnar dan HopWood (1993) Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.

c)         Alter (1992) Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah perusahaan.

Pada dasarnya suatu sistem informasi dibangun dengan beberapa tahap pengembangan serta melibatkan sumber daya dari beberapa disiplin ilmu yang berbeda, baik sisi manajemen, teknologi informasi, keuangan, dan lain sebagainya. Salah satu hasil produk pembangunan sistem informasi adalah suatu perangkat lunak yang terpadu, ditambah dengan tata aturan yang diterapkan untuk mengelola sistem sehingga tujuan dari suatu sistem dapat tercapai. Pembangunan suatu sistem informasi baik dalam skala besar maupun kecil, tetap membutuhkan langkah-langkah tersusun dan terkoordinasi karena pembangunan sistem informasi merupakan suatu proyek pengembangan memiliki tujuan sehingga sistem informasi dapat berjalan dengan baik.

Sistem informasi memiliki 5 komponen utama pembentuk yaitu :

1. Komponen Perangkat Keras (Hardware)

2. Komponen Perangkat Lunak (Software)

3. Komponen Sumber Daya Manusia (Brainware)

4. Komponen Jaringan komputer (Netware)

5. Komponen Sumber Daya Data (Dataware)

Ide membangun sistem informasi pada dasarnya merupakan ide ringan akan tetapi dengan keterlibatan beberapa unsur yang mendukung atas pembangunan tersebut, ide tersebut akan berkembang menjadi kompleks ataupun sangat kompleks. Agar kita dapat mengembangkan ide sistem informasi tersebut menjadi suatu karya maka jawabannya adalah ide tersebut perlu dikembangkan dengan dukungan perangkat pengembangan sistem informasi, serta perlu mengembangkan ide tersebut dalam tahap-tahap pembangunan sistem informasi.

Pada dasarnya, data adalah bahan mentah yang harus ditangani dan ditempatkan dalam hubungannya yang berarti sebelum data tersebut menjadi berguna bagi penerima. Peran operasi-operasi data dalam sistem informasi sama dengan peran meesin-mesin sederhana yang digambarkan oleh ilmuan eksakta. Operasi-operasi data tersebut adalah:

1)        Capturing, yaitu pencatatan data dari suatu peristiwa dalam suatu bentuk, yaitu formuli-formulir kepegawaian, pesanan-pesanan pembelian.

2)        Verifying, yaitu pemeriksaan, pengecekkan atau pengesahan data untuk menjamin agar data tersebut dapat diperoleh dan dicatat secara cermat

3)        Classivying, yaitu menetapkan unsure-unsur data dalam kategori-kategori khusus yang memberikan arti bagi sipamakai

4)        Penyortiran, yaitu menetapkan unsure-unsur data dalam suatu rangakai urutan khusus atau rangkaian  yang telah ditentukan sebelumnya.

5)        Summarizing, yaitu menggabungkan unsure-unsur data dalam salah satu dari dua cara, misalkan cara matematika atau logika

6)        Calculating, yaitu penanganan data secara ilmu hitung atau logika.

7)        Storing, yaitu menempatkan data ke dalam suatu media penyimpanan, dimana data dapat dipelihara untuk pemasukan dan pengambilan kembali apabila dibutuhkan.

8)        Retrieving, yaitu pencarian samapi ketemu dan mendapatkan tambahan bagi unsure-unsur data khusus dari media dimana data-data tersebut disimpan

9)        Reproduksi, yaitu memperbanyak data dari seuatu media ke media lain

10)    Disseminating-communicating, yaitu penyebaran dan pemindahan data dari suatu tempat ke tempat lain.

Manajemen

Manajemen yang secara umum artinya pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu prapta (objective) atau tujuan-tujuan tertentu dalam Manajemen Sistem Informasi, Atmosudirdjo (1986:158). Sedangkan menurut Siagian (1989:5) Manajemen dapat didefinisikan sebagai kemampuan atau ketrampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Menurut Terry dalam Manullang (2005:1) manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain. Jadi dapat disimpulkan manajemen adalah suatu pengendalian dan pengawasan kegiatan/aktivitas orang atau kelompok orang dalam mencapai suatu tujuan tertentu.

Manajemen memiliki tugas untuk melaksanakan semua kegiatan yang dibebankan organisasi kepadanya. Dengan demikian terjadilah pembagian tugas oleh pemimpin kepada bawahannya untuk mencapai tujuan organisasi.

1)    Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

Ada dua pihak yang terlibat langsung dalam mengembangkan sistem informasi untuk manajemen suatu organisasi yaitu analisis sistem dan manajer. Adapun langkah yang ditempuh untuk mengembangkan sistem informasi meliputi:

a)         Studi fisibilitas

b)        Menentukan persyaratan sistem

c)         Merancang dan menerapkan sistem

d)        Perubahan keorganisasian

e)         Pengetesan solusi

f)         Konservasi

g)        Manajemen proyek

2)    Proses Pengelolaan Data Dalam Sistem Informasi Manajemen

Proses kerja Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu alur proses yang kontinu dari mulai perencanaan samapi dengan umpan balik. Moekijat (1991:41) mengemukakan bahwa: untuk menentukan jaringan yang  efektif bagi suatu Sistem Informasi Manajemen telah disarankan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

a)                  Data atu informasi apakah yang dibutuhkan?

b)                  Bilamana data atu informasi apakah yang dibutuhkan?

c)                  Siapa yang membutuhkan?

d)                 Dimana data atau informasi dibutuhkan?

e)                  Berapa biaya data atau informasi itu?

f)                   dll

Pembahasan secara teoritis tentang pemrosesan data, yang meliputi:

a)    Pengumpulan Data

Adapun metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut:

1.                     i.     Melalui pengamatan secara langsung
2.                   ii.     Melalui Wawancara
3.                 iii.     Melalui perkiraan koresponden
4.                 iv.     Melalui daftar pertanyaan

b)    Pengolahan Data

Aktivitas-aktivitas dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut:

1)        Capturing, yaitu pencatatan data dari suatu peristiwa dalam suatu bentuk, yaitu formuli-formulir kepegawaian, pesanan-pesanan pembelian.

2)        Verifying, yaitu pemeriksaan, pengecekkan atau pengesahan data untuk menjamin agar data tersebut dapat diperoleh dan dicatat secara cermat

3)        Classivying, yaitu menetapkan unsure-unsur data dalam kategori-kategori khusus yang memberikan arti bagi sipamakai

4)        penyortiran, yaitu menetapkan unsure-unsur data dalam suatu rangakai urutan khusus atau rangkaian  yang telah ditentukan sebelumnya.

5)        Summairizing, yaitu menggabungkan unsure-unsur data dalam salah satu dari dua cara, misalkan cara matematika atau logika

6)        Calculating, yaitu penanganan data secara ilmu hitung atau logika.

7)        Storing, yaitu menempatkan data ke dalam suatu media penyimpanan, dimana data dapat dipelihara untuk pemasukan dan pengambilan kembali apabila dibutuhkan.

8)        Retrieving, yaitu pencarian samapi ketemu dan mendapatkan tambahan bagi unsur-unsur data khusus dari media dimana data-data tersebut disimpan

9)        Reproduksi, yaitu memperbanyak data dari seuatu media ke media lain

10)    Disseminating-communicating, yaitu penyebaran dan pemindahan data dari suatu tempat ke tempat lain.

c)    Penyimpanan Data

Tujuan penyimpanan data adalah:

Sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan persoalan dapat dengan mudah diambil

Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokjumen agar terlindung dari kemungkinan rusak atau hilang.

d)    Pengeluaran Data

Yang dimaksud pengeluaran data adalah memindahkan data dari bagian SIM ke bagian yang membutuhkan terutama pada pembuatan kebijakan.

C.   Penutup

Sistem Informasi Manajemen merupakan keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan  kepada pembuatan keterangan keterangan bagi para manajer dan para pengguna lainnya yang berfungsi untuk pengambilan keputusan atau kebutuhan lain dalam cakupan organisasi atau perorangan.informasi adalah data yang telah diolah, dianalisis melalui suatu cara sehingga memiliki arti dan makna. Sedangkan data adalah fakta atau fenomena yang belum dianalisis.

Hal yang perlu diperhatikan dalam SIM adalah: 1) perlu diidentifikasi jenis informasi yang dibutuhkan; 2) perlu ditentukan jenis informasi yang dibutuhkan; 3) perlu ditentukan siapa yang membutuhkan  informasi dan kapan; 4) perlu dikomunikasikan informasi tersebut secara tepat kepada para pengguna.

Ada beberapa persyaratan agar informasi yang dibutuhkan dapat berfungsi bagi para pengambil keputusan  dan pengguna lainnya yaitu: 1) uniformity; 2) lengkap; 3) jelas; 4) tepat waktu.

Konsep SIM memiliki beberapa karakteristik yaitu: 1) Dalam suatu organisasi terdapat suatu bagian khusus sebagai pengelola SIM; 2) SIM merupakan jaringan laulintas data dan informasi dari setiap bagian di dalam organisasi yang terpusat dibagian SIM; 3) SIM merupakan jalinan hubungan antar bagian  dalam organisasi mealui satu bagian SIM; 4) SIM merupakan segenap proses yang mencakup: a) Pengumpulan data; b) Pengolahan data; c) Penyimpanan data; d) Pengambilan data; e) Penyebaran informasi dengan cepat dan tepat; 5) SIM bertujuan agar para pelaksana dapat melaksanakan tugas dengan baik dan benar serta pemimpin dapat membuat keputusan drngan cepat dan tepat.

source